Como lidar com imprevistos durante uma reunião

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Problemas e situações desafiadoras podem surgir em qualquer ambiente corporativo e até mesmo durante as reuniões que passam por um planejamento especial. Para se sair bem dessas situações é preciso prever algumas saídas emergenciais e saber lidar com as dificuldades. A criatividade e o bom senso são dois fatores que ajudam a lidar com imprevistos.

Dentre os imprevistos, o atraso: como administrá-lo?

Dentre os imprevistos enfrentados durante as reuniões, um dos principais está relacionado ao atraso dos participantes e comprometimento. Alguns chegam atrasados e outros querem sair antes de encerrar a reunião.

Quem conduz a reunião deve Leia mais…

Reuniões Virtuais: 13 dicas importantes

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As reuniões virtuais são uma realidade. Em um mundo onde a mobilidade e a internet são ferramentas essenciais, gerenciar uma equipe a distância pode ser muito mais simples do que deslocar todos os profissionais para uma sede física apenas para realizar uma reunião.

Quase todas as corporações buscam a economia aliada à produtividade, cortar custos é essencial para aumentar o lucro. Para conseguir bons resultados é preciso cuidar para que a sua equipe mantenha atitudes positivas e que sejam condizentes com a política da empresa.  Alinhar uma equipe, principalmente de consultores ou vendas é parte da ferramenta de gestão de toda empresa que mantém a organização como parte do sucesso. Veja algumas ferramentas e dicas para conseguir realizar reuniões virtuais, com sucesso:Leia mais…

Métodos para tomada de decisão em reuniões

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Uma reunião bem conduzida resulta em participantes satisfeitos e fidelizados. Essa estratégia é fundamental para manter o interesse do grupo em participar dos encontros corporativos, que são essenciais para tomada de decisão, estabelecimento de metas ou mudanças na forma de conduzir os projetos.  Para atingir a participação plenaLeia mais…

Mantendo o foco: propósitos de uma reunião

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Quem lidera a reunião deve conhecer e usar ferramentas que ajudam a conquistar os objetivos em grupo. Estes são momentos especiais e importantes para levar conhecimento até a equipe, lapidar processos ou conseguir realizar uma tomada de decisão significativa. Em uma reunião de sucesso, cada participante consegue se sentir essencial ao processo, contribuindo com alguma participação, o que é relativamente saudável pois favorece o clima de cooperação.

Gestão de tempo na reunião

O êxito da reunião depende principalmente da gestão de tempo. Por isso, o responsável deve se preocupar em iniciar e encerrar a reunião dentro do período estabelecido. Durante o planejamento da reunião é possível deixar um funcionário responsável por cronometrar e acompanhar o tempo estipulado para cada assunto.

Esses encontros devem ter uma finalidade plausível e, para ter certeza de que é necessário manter o ritmo, faça sempre uma revisão sobre as principais finalidades que estão sendo atingidas.  Ao perceber que um determinado assunto está sendo direcionado para uma situação que não pode ser resolvida durante o tempo disponível, anote o assunto para uma próxima oportunidade. Não deixe que o grupo desvie o foco do objetivo principal.

Caso ocorra algum atraso, priorize os temas que já foram determinados em sua pauta, evitando perder o foco. E caso não seja possível evitar que o tempo extrapole, pois o grupo se encontra no meio da discussão, o líder deve interromper por algum minuto e questionar se todos os membros do grupo concordam em continuar além do horário agendado ou se deseja encerrar o processo. Procure criar um plano de ação e cumprir dentro do previsto.

Incentivando a participação do grupo nas reuniões

Antes de iniciar a reunião e organizar todos esses passos, tenha certeza de que esse assunto é realmente parte da estrutura funcional que deve ser discutida em grupo. Existem 3 principais motivos para reunir a sua equipe:

  1. Necessidade de solicitar aprovação do grupo para a realização de um projeto.
  2. Pessoas novas que precisam ser apresentadas e incluídas na equipe.
  3. Comunicação do grupo em um projeto.

O grupo deve conhecer todos os passos, responsabilidades, prazos estabelecidos, identificando problemas e desafios que possam interferir na expansão dos projetos, discutindo de forma clara e decidindo quem ficará responsável por cada tópico que precisa de resolução.

Deixe que todos participem da reunião com suas opiniões e sugestões, essa é a melhor forma de conseguir envolver todos e criar estímulos para fiquem motivados. Considere todas as informações essenciais para cumprir o plano de ação estipulado, incluindo recursos necessários, dados ou permissões indispensáveis, pesquisas adicionais e pessoas que devem estar envolvidos com o projeto.

Ao encerrar o encontro, certifique-se quem irá acompanhar os resultados para ter certeza que o plano de ação inicial está sendo seguido. Distribua a todos uma ata com o resumo da reunião para que se lembrem das suas responsabilidades, além de garantir que todos conheçam as decisões tomadas em grupo.

Ferramentas essenciais para gerenciar uma reunião de sucesso

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A eficácia de uma reunião depende dos fatores que levam à existência de tais encontros. Elas devem acontecer quando for necessário solicitar uma aprovação, inserir pessoas em um novo projeto ou informar algo importante, nivelando o desempenho da equipe.

Como organizar uma reunião eficaz

Ao contrário do que muitos gestores pensam, o compartilhamento de informações críticas com muitas pessoas ao mesmo tempo pode gerar um resultado prejudicial. O excesso de pessoas pode dificultar a criatividade e limitar o desenvolvimento de ideias. Então, cuide para ter o número adequado de pessoas a fim de que seja possível haver interação entre todos os envolvidos. Siga as seguintes dicas:Leia mais…

Como encurtar reuniões sem perder a produtividade

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As reuniões interrompem o fluxo de trabalho que poderiam ser horas produtivas, por isso aproveite para elaborar um planejamento eficiente com algumas dicas sobre como encurtar reuniões.

Aprendendo a encurtar reuniões sem perder a produtividade

Mesmo sabendo que ficar dentro de uma sala discutindo um assunto seja necessário, algumas empresas tem se preocupado em reduzir o tempo de reunião, por acreditar que Leia mais…

Custo das Reuniões: como cronometrar e reduzir em 10 minutos

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Reuniões bem planejadas contribuem para reduzir o desperdício de tempo dentro de uma organização. O aproveitamento do tempo tem relação direta com custo, por isso muitas instituições resolveram reduzir a reunião com duração 1 hora para apenas 50 minutos, parece pouco, mas 10 minutos a mais na rotina do profissional pode fazer a diferença nos resultados alcançados. O importante é conseguir estabelecer bons conteúdos e tomadas de decisões dentro do novo tempo estipulado para a reunião.

Organizando reuniões

O importante ao elaborar reuniões é criar um encontro que seja objetivo, que consiga transmitir o que foi inserido no planejamento inicial, dando espaço para que todos os profissionais participem.  Para conseguir que todos se empenhem ,vejam os encontros como necessários e com responsabilidade, uma dica interessante é apresentar o custo dessa reunião aos participantes, dessa forma os profissionais ficam mais propensos a olhar esses momentos com engajamento.

Para manter o foco de todos durante as reuniões é aconselhável manter o ambiente criativo e receptivo à participação de todos. Esse tipo de energia ajuda a elevar a participação dos profissionais. As empresas com uma gestão moderna têm optado por utilizar grandes cronômetros ou campainha para estabelecer limites entre os assuntos discutidos nas reuniões. Isso pode facilitar o controle dos encontros, principalmente quando se pretende reduzir uma reunião de 60 para 50 minutos.

Como criar reuniões de até 50 minutos

50 minutos podem ajudar a aumentar a produtividade dos seus colaboradores e transformar suas reuniões em encontros objetivos. Para conseguir manter essa proposta de mudança, o importante é trazer resultado e conseguir inserir isso na cultura corporativa da empresa. Muitas vezes é preciso ter várias reuniões ao longo do dia e nesse caso é aconselhável fazer reuniões de 50 minutos com intervalo de 10 minutos entre elas, quando for realmente necessário.

Quando a reunião é bem planejada e atinge os objetivos traçados, fica nítido que o tempo reservado para esse encontro está sendo bem aproveitado. Para conseguir alcançar essa satisfação em sua equipe, inicie a reunião apresentando os tópicos e o papel de cada um dentro do evento. Deixe uma pessoa responsável por cobrar e controlar o tempo investido em cada assunto.

Jamais leve a sua equipe para uma sala de reunião sem ter organizado a pauta do dia. Nesses casos, é melhor abrir mão do encontro para não desperdiçar o tempo dos seus funcionários. Caso as reuniões sejam uma necessidade constante na rotina de trabalho da sua empresa, o ideal é preparar todos os participantes para liderarem as reuniões em um esquema de rotatividade, sempre supervisionando os tópicos e temas escolhido para o encontro.

Sessões com duração de 60 minutos podem ser cansativas tanto fisicamente como mentalmente para seus funcionários, o que pode vir atrapalhar o rendimento dos encontros. Outra sugestão é fazer 30 minutos, em seguida um intervalo de 10 minutos e encerrar dentro de 20 minutos. Vá modificando aos poucos a rotina e perceba qual é a metodologia que traz mais resultados para o seu grupo de trabalho.

Reuniões Periódicas: benefícios do rodízio de liderança

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Os encontros semanais ou mensais regulares são os mais temidos dentro das organizações por transmitir senso de responsabilidade e estabelecer vínculos entre todos os envolvidos.  As reuniões periódicas são necessárias por diferentes motivos, Leia mais…

Dicas para conduzir uma reunião e impulsionar objetivos

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Evite que a sua reunião seja alvo de piadas dentro da organização. Para uma reunião ser eficiente e atingir o objetivo esperado é necessário ter certeza da sua necessidade saber aproveitar melhor o tempo.

As reuniões podem ser uma oportunidade para impulsionar os projetos e objetivos dentro da organização, quando bem elaboradas. Uma preocupação em torno desse evento Leia mais…

Estratégias de um líder para reuniões produtivas

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Um bom líder deve ajudar e conduzir sua equipe com perspicácia. Ao elaborar reuniões e treinamentos ele deve manter algumas condutas e organizações que vão ajudar a fazer a diferença durante esses encontros.

Elaborar uma reunião pode ser uma tarefa considerada fácil. Porém, se ela não atingir o objetivo estabelecido,Leia mais…