Reuniões Virtuais: 13 dicas importantes

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As reuniões virtuais são uma realidade. Em um mundo onde a mobilidade e a internet são ferramentas essenciais, gerenciar uma equipe a distância pode ser muito mais simples do que deslocar todos os profissionais para uma sede física apenas para realizar uma reunião.

Quase todas as corporações buscam a economia aliada à produtividade, cortar custos é essencial para aumentar o lucro. Para conseguir bons resultados é preciso cuidar para que a sua equipe mantenha atitudes positivas e que sejam condizentes com a política da empresa.  Alinhar uma equipe, principalmente de consultores ou vendas é parte da ferramenta de gestão de toda empresa que mantém a organização como parte do sucesso. Veja algumas ferramentas e dicas para conseguir realizar reuniões virtuais, com sucesso:Leia mais…

Métodos para tomada de decisão em reuniões

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Uma reunião bem conduzida resulta em participantes satisfeitos e fidelizados. Essa estratégia é fundamental para manter o interesse do grupo em participar dos encontros corporativos, que são essenciais para tomada de decisão, estabelecimento de metas ou mudanças na forma de conduzir os projetos.  Para atingir a participação plenaLeia mais…

Mantendo o foco: propósitos de uma reunião

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Quem lidera a reunião deve conhecer e usar ferramentas que ajudam a conquistar os objetivos em grupo. Estes são momentos especiais e importantes para levar conhecimento até a equipe, lapidar processos ou conseguir realizar uma tomada de decisão significativa. Em uma reunião de sucesso, cada participante consegue se sentir essencial ao processo, contribuindo com alguma participação, o que é relativamente saudável pois favorece o clima de cooperação.

Gestão de tempo na reunião

O êxito da reunião depende principalmente da gestão de tempo. Por isso, o responsável deve se preocupar em iniciar e encerrar a reunião dentro do período estabelecido. Durante o planejamento da reunião é possível deixar um funcionário responsável por cronometrar e acompanhar o tempo estipulado para cada assunto.

Esses encontros devem ter uma finalidade plausível e, para ter certeza de que é necessário manter o ritmo, faça sempre uma revisão sobre as principais finalidades que estão sendo atingidas.  Ao perceber que um determinado assunto está sendo direcionado para uma situação que não pode ser resolvida durante o tempo disponível, anote o assunto para uma próxima oportunidade. Não deixe que o grupo desvie o foco do objetivo principal.

Caso ocorra algum atraso, priorize os temas que já foram determinados em sua pauta, evitando perder o foco. E caso não seja possível evitar que o tempo extrapole, pois o grupo se encontra no meio da discussão, o líder deve interromper por algum minuto e questionar se todos os membros do grupo concordam em continuar além do horário agendado ou se deseja encerrar o processo. Procure criar um plano de ação e cumprir dentro do previsto.

Incentivando a participação do grupo nas reuniões

Antes de iniciar a reunião e organizar todos esses passos, tenha certeza de que esse assunto é realmente parte da estrutura funcional que deve ser discutida em grupo. Existem 3 principais motivos para reunir a sua equipe:

  1. Necessidade de solicitar aprovação do grupo para a realização de um projeto.
  2. Pessoas novas que precisam ser apresentadas e incluídas na equipe.
  3. Comunicação do grupo em um projeto.

O grupo deve conhecer todos os passos, responsabilidades, prazos estabelecidos, identificando problemas e desafios que possam interferir na expansão dos projetos, discutindo de forma clara e decidindo quem ficará responsável por cada tópico que precisa de resolução.

Deixe que todos participem da reunião com suas opiniões e sugestões, essa é a melhor forma de conseguir envolver todos e criar estímulos para fiquem motivados. Considere todas as informações essenciais para cumprir o plano de ação estipulado, incluindo recursos necessários, dados ou permissões indispensáveis, pesquisas adicionais e pessoas que devem estar envolvidos com o projeto.

Ao encerrar o encontro, certifique-se quem irá acompanhar os resultados para ter certeza que o plano de ação inicial está sendo seguido. Distribua a todos uma ata com o resumo da reunião para que se lembrem das suas responsabilidades, além de garantir que todos conheçam as decisões tomadas em grupo.

Ferramentas essenciais para gerenciar uma reunião de sucesso

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A eficácia de uma reunião depende dos fatores que levam à existência de tais encontros. Elas devem acontecer quando for necessário solicitar uma aprovação, inserir pessoas em um novo projeto ou informar algo importante, nivelando o desempenho da equipe.

Como organizar uma reunião eficaz

Ao contrário do que muitos gestores pensam, o compartilhamento de informações críticas com muitas pessoas ao mesmo tempo pode gerar um resultado prejudicial. O excesso de pessoas pode dificultar a criatividade e limitar o desenvolvimento de ideias. Então, cuide para ter o número adequado de pessoas a fim de que seja possível haver interação entre todos os envolvidos. Siga as seguintes dicas:Leia mais…

Como encurtar reuniões sem perder a produtividade

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As reuniões interrompem o fluxo de trabalho que poderiam ser horas produtivas, por isso aproveite para elaborar um planejamento eficiente com algumas dicas sobre como encurtar reuniões.

Aprendendo a encurtar reuniões sem perder a produtividade

Mesmo sabendo que ficar dentro de uma sala discutindo um assunto seja necessário, algumas empresas tem se preocupado em reduzir o tempo de reunião, por acreditar que Leia mais…

Custo das Reuniões: como cronometrar e reduzir em 10 minutos

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Reuniões bem planejadas contribuem para reduzir o desperdício de tempo dentro de uma organização. O aproveitamento do tempo tem relação direta com custo, por isso muitas instituições resolveram reduzir a reunião com duração 1 hora para apenas 50 minutos, parece pouco, mas 10 minutos a mais na rotina do profissional pode fazer a diferença nos resultados alcançados. O importante é conseguir estabelecer bons conteúdos e tomadas de decisões dentro do novo tempo estipulado para a reunião.

Organizando reuniões

O importante ao elaborar reuniões é criar um encontro que seja objetivo, que consiga transmitir o que foi inserido no planejamento inicial, dando espaço para que todos os profissionais participem.  Para conseguir que todos se empenhem ,vejam os encontros como necessários e com responsabilidade, uma dica interessante é apresentar o custo dessa reunião aos participantes, dessa forma os profissionais ficam mais propensos a olhar esses momentos com engajamento.

Para manter o foco de todos durante as reuniões é aconselhável manter o ambiente criativo e receptivo à participação de todos. Esse tipo de energia ajuda a elevar a participação dos profissionais. As empresas com uma gestão moderna têm optado por utilizar grandes cronômetros ou campainha para estabelecer limites entre os assuntos discutidos nas reuniões. Isso pode facilitar o controle dos encontros, principalmente quando se pretende reduzir uma reunião de 60 para 50 minutos.

Como criar reuniões de até 50 minutos

50 minutos podem ajudar a aumentar a produtividade dos seus colaboradores e transformar suas reuniões em encontros objetivos. Para conseguir manter essa proposta de mudança, o importante é trazer resultado e conseguir inserir isso na cultura corporativa da empresa. Muitas vezes é preciso ter várias reuniões ao longo do dia e nesse caso é aconselhável fazer reuniões de 50 minutos com intervalo de 10 minutos entre elas, quando for realmente necessário.

Quando a reunião é bem planejada e atinge os objetivos traçados, fica nítido que o tempo reservado para esse encontro está sendo bem aproveitado. Para conseguir alcançar essa satisfação em sua equipe, inicie a reunião apresentando os tópicos e o papel de cada um dentro do evento. Deixe uma pessoa responsável por cobrar e controlar o tempo investido em cada assunto.

Jamais leve a sua equipe para uma sala de reunião sem ter organizado a pauta do dia. Nesses casos, é melhor abrir mão do encontro para não desperdiçar o tempo dos seus funcionários. Caso as reuniões sejam uma necessidade constante na rotina de trabalho da sua empresa, o ideal é preparar todos os participantes para liderarem as reuniões em um esquema de rotatividade, sempre supervisionando os tópicos e temas escolhido para o encontro.

Sessões com duração de 60 minutos podem ser cansativas tanto fisicamente como mentalmente para seus funcionários, o que pode vir atrapalhar o rendimento dos encontros. Outra sugestão é fazer 30 minutos, em seguida um intervalo de 10 minutos e encerrar dentro de 20 minutos. Vá modificando aos poucos a rotina e perceba qual é a metodologia que traz mais resultados para o seu grupo de trabalho.

Reuniões Periódicas: benefícios do rodízio de liderança

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Os encontros semanais ou mensais regulares são os mais temidos dentro das organizações por transmitir senso de responsabilidade e estabelecer vínculos entre todos os envolvidos.  As reuniões periódicas são necessárias por diferentes motivos, Leia mais…

Dicas para conduzir uma reunião e impulsionar objetivos

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Evite que a sua reunião seja alvo de piadas dentro da organização. Para uma reunião ser eficiente e atingir o objetivo esperado é necessário ter certeza da sua necessidade saber aproveitar melhor o tempo.

As reuniões podem ser uma oportunidade para impulsionar os projetos e objetivos dentro da organização, quando bem elaboradas. Uma preocupação em torno desse evento Leia mais…

O tempo é curto, mas preciso fazer uma apresentação convincente. E agora?

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Longe da situação ideal de ter meses de preparação para aquela palestra importante, você precisa saber lidar com solicitações de última hora para preparar uma apresentação convincente, de alto nível, em tempo recorde. Combinando algumas dicas práticas com o atendimento às expectativas da audiência, é possível, sim, falar algo muito relevante com pouco tempo de ensaio.

Palestras preparadas de última hora – como aquelas encomendadas pela manhã para serem apresentadas pela tarde – fazem parte da rotina de centenas de profissionais espalhados pelo mundo que se dedicam diariamente a uma corporação. Para evitar que o curto prazo comprometa a qualidade e o conteúdo que precisam ser vistos em uma apresentação convincente, algumas técnicas são grandes aliadas para mostrar informações relevantes e organizadas, sem deixar de lado nenhum dado necessário.

Técnicas para uma apresentação convincente

O primeiro passo, logo de cara o mais importante, é construir o chamado “discurso de elevador” – ou seja, Leia mais…