Como se sair bem em uma reunião chata

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Sabe quando temos a impressão de que a reunião não vai terminar nunca? Esse tipo de situação costuma ser chata e cansativa, porém nem sempre é possível alcançar a perfeição na sua jornada de trabalho. Nada pior do que se sentir preso a um encontro de negócios, isso é muito constrangedor, porém para não perder o seu tempo, não adianta ficar sentado na sala de reunião com cara de paisagem, é preciso assumir o controle da situação e tentar aproveitar o momento e o conhecimento que está sendo compartilhado.

Vivenciado uma reunião mal elaborada

Caso vivencie uma situação parecida com essa, seja corajoso e questione o líder da reunião quanto ao verdadeiro propósito da mesma. A chave do sucesso para essa tática é perguntar para a pessoa certa, ou seja, a pergunta deve ser feita de forma educada, porém direta para o profissional que possui o controle da situação. Esse tipo de pergunta pode ser usado como estratégia para esclarecer os verdadeiros motivos do encontro e quem sabe até colocar o grupo de volta ao trilho.

Ao começar sentir que o encontro vai se tornar cansativo ou chato, o profissional deve tentar aproveitar para transformar esse momento em uma oportunidade criativa e inteligente, fazendo uso de tecnologia, como por exemplo, anotando o conteúdo em seu computador portátil, em um tablet ou quem sabe no próprio celular. Tomar nota de tudo o que está sendo dito pode ser uma postura positiva, pois essas informações poderão ser úteis posteriormente, já que será possível compartilhar com o grupo o que foi anotado ou estudar melhor sobre o assunto.

Anotar e compartilhar as informações explanadas na reunião ajuda a entender melhor o assunto discutido, além do que, pode ajudar a tomar decisões posteriores ou manter o seu objetivo de acordo com o que foi discutido. Esse documento pode servir como uma condução na resolução dos problemas citados durante o encontro.

Importância do feedback após as reuniões

Quem está no comando da reunião deve ficar atento e observar como o grupo está se comportando. Caso perceba que o grupo está perdendo o foco ou a dinâmica, talvez esse seja um momento para  rever outras  discussões que sejam  simples ou quem sabe modificar o esquema utilizado durante o evento, dividindo o grupo em duas ou mais  equipes para discutir e resolver determinados assuntos.

O líder também deve abrir o encontro para sugestões e soluções dadas pelo participante para melhorar o conteúdo e dinâmica das reuniões. Saber ouvir a equipe pode ser fundamental para criar novos e quem sabe melhores parâmetros sobre o conteúdo da reunião, melhorando os próximos encontros.

O importante é que esses eventos sirvam para facilitar a jornada profissional de todos os envolvidos, permitindo atingir o objetivo traçado.  Antes de encerrar, aproveite para recapitular rapidamente os próximos passos que a equipe deve seguir, garantindo que todos compreenderam o propósito da reunião. Reforçar o tema discutido pode facilitar o atingimento de metas.

Procure ter empatia pelos colegas, seja atuando como líder da reunião ou como participante, o importante é sempre tentar solucionar os problemas de forma produtiva e criativa. Nem sempre é fácil conseguir entender o que torna a reunião ruim, porém a busca pela melhoria deve fazer parte da conduta profissional, de quem deseja evoluir e obter sucesso. Seja franco, porém cauteloso com seu posicionamento.

Sobre Vanessa Alonso

Mestranda em Ciências dos Alimentos na UNICAMP, pesquisadora, redatora, webwriter, blogueira, estudante de Marketing e curiosa. Possui experiência em outras áreas: área comercial (prospecção, vendas e liderança de equipe) e administrativa.
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