Reuniões Virtuais: 13 dicas importantes

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As reuniões virtuais são uma realidade. Em um mundo onde a mobilidade e a internet são ferramentas essenciais, gerenciar uma equipe a distância pode ser muito mais simples do que deslocar todos os profissionais para uma sede física apenas para realizar uma reunião.

Quase todas as corporações buscam a economia aliada à produtividade, cortar custos é essencial para aumentar o lucro. Para conseguir bons resultados é preciso cuidar para que a sua equipe mantenha atitudes positivas e que sejam condizentes com a política da empresa.  Alinhar uma equipe, principalmente de consultores ou vendas é parte da ferramenta de gestão de toda empresa que mantém a organização como parte do sucesso. Veja algumas ferramentas e dicas para conseguir realizar reuniões virtuais, com sucesso:

A importância do líder nas reuniões virtuais

Um bom líder deve partir do principio de que é necessário ouvir a todos, por isso controle o seu nível de contribuição e garanta que todos os membros da equipe estão participando com suas opiniões, incentive a participação de todos com comentários e desenvolva uma base para que exista o esclarecimento comum entre todos os integrantes das reuniões virtuais.

Ao perceber que uma determinada ideia ou sugestão gera grande interesse na equipe, aproveite para trazer esse assunto como pauta e despertar a participação de todos sobre esse ponto de vista.  O ideal é que as reuniões sejam realizadas entre grupos pequenos para que todos participem e consigam absorver as mudanças e foco da equipe. Quando for necessário, crie subgrupos e estimule a formação de novos líderes para propagar as ideias entre os grupos. Essa é uma técnica que funciona tão bem tanto para reuniões presenciais como para reuniões virtuais.

Ferramentas para reuniões virtuais

Algumas empresas já possuem ferramentas particulares, adequadas e destinadas apenas para a realização de reuniões nesse formato, como é o caso da ferramenta Webex da empresa Cisco, que funciona online e permite o encontro de equipes, em um determinado local, específico e no formato que facilita as reuniões. Porém, ferramentas mais simples como o Skype se tornam uma realidade cada vez mais viva e presente dentro das organizações.

A reunião a distância pode acontecer no formato da presencial, usando o mesmo padrão, porém é preciso cuidar de alguns pontos para que essas reuniões virtuais tenham sucesso:

  1. Agende as reuniões virtuais com a sua equipe com antecipação e cuide para que eles recebam a pauta da reunião até um dia antes.
  2. Os materiais podem ser disponibilizados online, mas tenha certeza que todos os participantes conseguiram fazer o download sem nenhuma dificuldade.
  3. Teste todas as ferramentas escolhidas para a conferência web para ter certeza que está funcionando e de que não terá problema durante as reuniões.
  4. Não se esqueça de conferir todas as ferramentas que irá precisar durante a reunião, para não ter problemas, incluindo cabos, projetores e slides.
  5. Envie relatórios sobre o agendamento da reunião virtual.
  6. Faça o rodízio de liderança entre os membros da equipe, isso ajuda a manter o interesse dos envolvidos.
  7. Disponibilize tempo para que todos os envolvidos participem ativamente das reuniões virtuais.
  8. Evite utilizar a comunicação local (gírias e expressões regionais) quando a reunião envolver pessoas de outras localidades.
  9. A reunião pode ter pausas, para que a equipe faça um balanço sobre o que está sendo discutido.
  10. Antes de iniciar a sua reunião, faça uma breve apresentação sobre quem está falando e sobre o que vão discutir, relembrando a pauta que deve ter sido encaminhada a todos.
  11. Lembre a todos sobre quem são os participantes online, mesmo que use uma ferramenta com a foto ou nome dos integrantes.
  12. Sempre faça verificações do som para ter certeza que todos estão ouvindo.
  13. Nesse tipo de reunião é importante dar atenção ao tom de voz e ao silêncio que pode se instalar na sala de reunião virtual.

O importante é conseguir incluir as tomadas de decisões sempre que forem necessárias e ao finalizar esse tipo de reunião, resumir os próximos passos que devem ser seguidos pela equipe. Demonstre claramente a sua opinião durante esses eventos, para ter certeza de que todos entenderam o que está sendo proposto.

Sobre Vanessa Alonso

Mestranda em Ciências dos Alimentos na UNICAMP, pesquisadora, redatora, webwriter, blogueira, estudante de Marketing e curiosa. Possui experiência em outras áreas: área comercial (prospecção, vendas e liderança de equipe) e administrativa.
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