Organizando ideias para uma reunião produtiva

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Liderar uma reunião requer responsabilidades e comprometimento com o grupo. Para conseguir atingir o objetivo traçado, ampliando a satisfação, é necessário manter empatia e criatividade durante o evento. O bom humor é fundamental para conseguir equilibrar determinadas situações.

Empatia e postura do líder durante a reunião

A postura do líder muitas vezes é responsável por trazer a equipe para o seu time ou para afastar os liderados. Sempre que possível, tente demonstrar o quanto você se importa com o seu grupo, questione se existem dúvidas ou se precisa dar maiores esclarecimentos sobre um tema. A empatia é a principal atitude que incentiva a satisfação do grupo.

Refletir sobre como anda o seu comportamento é fundamental para analisar sua postura. Faça pequenas pausas durante o encontro, para conseguir orientar o grupo e encontrar energia para seguir em frente, esse tipo de pausa deve ser feito sempre que o grupo parecer cansado ou o assunto estiver desgastado.

Se for necessário, marque uma nova reunião para discutir temas que surgem mas, neste momento, tiram o foco da reunião. Quando surgir um problema que não é possível resolver durante a reunião, não tenha receio de movê-lo para outro momento e aproveite para relembrar o objetivo da atual reunião. Peça sempre para os participantes serem específicos com as suas opiniões. A objetividade ajuda a trazer soluções.

Quando um assunto está sendo discutido e apenas uma pessoa está dominando o tema, é importante incentivar a participação das outras pessoas, chamando atenção para determinando ponto de vista. Sempre agradeça ao participante pela sua ideia e aponte um novo tema focando nos demais participantes. Todos devem ter a chance de participar da reunião.

Como tornar a reunião produtiva

Quando as reuniões são longas, o ideal é que durante os intervalos você procure conversar com quem está desfocando a reunião, de forma natural, demonstrando que existe preocupação quanto ao tema, mas lembrando de que aquele não é o momento para discutir sobre isso.

Para conseguir controlar as ideias use ferramentas como quadro branco, slides ou flip chart que ajudam a organizar os temas que estão sendo abordados. Se alguém repetir o tema, fica mais fácil apontar e relembrar que já foi discutido. O equilíbrio entre o bom senso e a empatia é a medida certa para despertar a satisfação de todos os participantes.

Sempre que for abordar um profissional que está destoando do grupo com suas atitudes, cuide para que esse problema não contamine o ambiente. Procure o profissional separadamente e faça uso de boas maneiras, peça permissão para falar sobre o que aconteceu, esclareça os objetivos, descreva o comportamento e as consequências, apontando como de que forma ele está afetando o grupo.  Dê sugestões e incentive a participação de todos, tome atitudes que não comprometam o rendimento da equipe.

Sobre Vanessa Alonso

Mestranda em Ciências dos Alimentos na UNICAMP, pesquisadora, redatora, webwriter, blogueira, estudante de Marketing e curiosa. Possui experiência em outras áreas: área comercial (prospecção, vendas e liderança de equipe) e administrativa.
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