Mantendo o foco: propósitos de uma reunião

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Quem lidera a reunião deve conhecer e usar ferramentas que ajudam a conquistar os objetivos em grupo. Estes são momentos especiais e importantes para levar conhecimento até a equipe, lapidar processos ou conseguir realizar uma tomada de decisão significativa. Em uma reunião de sucesso, cada participante consegue se sentir essencial ao processo, contribuindo com alguma participação, o que é relativamente saudável pois favorece o clima de cooperação.

Gestão de tempo na reunião

O êxito da reunião depende principalmente da gestão de tempo. Por isso, o responsável deve se preocupar em iniciar e encerrar a reunião dentro do período estabelecido. Durante o planejamento da reunião é possível deixar um funcionário responsável por cronometrar e acompanhar o tempo estipulado para cada assunto.

Esses encontros devem ter uma finalidade plausível e, para ter certeza de que é necessário manter o ritmo, faça sempre uma revisão sobre as principais finalidades que estão sendo atingidas.  Ao perceber que um determinado assunto está sendo direcionado para uma situação que não pode ser resolvida durante o tempo disponível, anote o assunto para uma próxima oportunidade. Não deixe que o grupo desvie o foco do objetivo principal.

Caso ocorra algum atraso, priorize os temas que já foram determinados em sua pauta, evitando perder o foco. E caso não seja possível evitar que o tempo extrapole, pois o grupo se encontra no meio da discussão, o líder deve interromper por algum minuto e questionar se todos os membros do grupo concordam em continuar além do horário agendado ou se deseja encerrar o processo. Procure criar um plano de ação e cumprir dentro do previsto.

Incentivando a participação do grupo nas reuniões

Antes de iniciar a reunião e organizar todos esses passos, tenha certeza de que esse assunto é realmente parte da estrutura funcional que deve ser discutida em grupo. Existem 3 principais motivos para reunir a sua equipe:

  1. Necessidade de solicitar aprovação do grupo para a realização de um projeto.
  2. Pessoas novas que precisam ser apresentadas e incluídas na equipe.
  3. Comunicação do grupo em um projeto.

O grupo deve conhecer todos os passos, responsabilidades, prazos estabelecidos, identificando problemas e desafios que possam interferir na expansão dos projetos, discutindo de forma clara e decidindo quem ficará responsável por cada tópico que precisa de resolução.

Deixe que todos participem da reunião com suas opiniões e sugestões, essa é a melhor forma de conseguir envolver todos e criar estímulos para fiquem motivados. Considere todas as informações essenciais para cumprir o plano de ação estipulado, incluindo recursos necessários, dados ou permissões indispensáveis, pesquisas adicionais e pessoas que devem estar envolvidos com o projeto.

Ao encerrar o encontro, certifique-se quem irá acompanhar os resultados para ter certeza que o plano de ação inicial está sendo seguido. Distribua a todos uma ata com o resumo da reunião para que se lembrem das suas responsabilidades, além de garantir que todos conheçam as decisões tomadas em grupo.

Sobre Vanessa Alonso

Mestranda em Ciências dos Alimentos na UNICAMP, pesquisadora, redatora, webwriter, blogueira, estudante de Marketing e curiosa. Possui experiência em outras áreas: área comercial (prospecção, vendas e liderança de equipe) e administrativa.
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