Como lidar com imprevistos durante uma reunião

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Problemas e situações desafiadoras podem surgir em qualquer ambiente corporativo e até mesmo durante as reuniões que passam por um planejamento especial. Para se sair bem dessas situações é preciso prever algumas saídas emergenciais e saber lidar com as dificuldades. A criatividade e o bom senso são dois fatores que ajudam a lidar com imprevistos.

Dentre os imprevistos, o atraso: como administrá-lo?

Dentre os imprevistos enfrentados durante as reuniões, um dos principais está relacionado ao atraso dos participantes e comprometimento. Alguns chegam atrasados e outros querem sair antes de encerrar a reunião.

Quem conduz a reunião deve manter a postura condizente com o seu planejamento. O ideal é gerenciar essa situação evitando encerrar a reunião antes do tempo previsto e resistindo à tentação de reiniciar assuntos que já foram discutidos antes da pessoa chegar. O profissional que perdeu a informação deve buscá-la junto aos colegas ou depois que encerrar a reunião através do relatório da reunião.

O correto é deixar entre 3 a 5 minutos de espera para iniciar a reunião e sempre chamar atenção do grupo para a importância de cumprir com os horários. Ser organizado faz parte de um hábito que deve ser lapidado ao longo da sua carreira. Para evitar que esses retardatários atrapalhem a reunião, dê uma atenção especial, veja algumas dicas que podem ajudar:

  • Um dia antes da reunião converse com o profissional que costuma ter essa conduta, veja com ele sua disponibilidade de tempo e informe o motivo específico da participação dele no grupo.
  • Pergunte ao seu funcionário se pode contar com a presença dele no horário.
  • Delegue alguma tarefa para que o retardatário execute na reunião.
  • Deixe claro que só poderá participar das decisões importantes quem conseguir participar da reunião completa.
  • Algumas empresas executam a reunião em salas com poucos lugares, para que todos se apressem em chegar no horário para pegar um bom lugar.

Sempre que houver imprevistos, profissionais que apresentem problema com a organização do tempo, é preciso perguntar o que está acontecendo e tentar descobrir qual é o verdadeiro motivo deste comportamento.

Intervalos podem reduzir a tensão e ajudar a solucionar imprevistos durante a reunião

Para conseguir cumprir o tempo estipulado na reunião, não deixe que temas já resolvidos voltem a ser discutidos, deixe sempre claro que apesar da importância do tema, isso já foi discutido. Administrar os imprevistos é essencial para atingir bons resultados.

Quando um participante perturbar a reunião, chame a atenção do grupo para conseguir manter o foco, lembrando sempre qual é o objetivo da reunião e reforçando sobre a importância de moldar a estratégia e ter soluções ao encerrar a reunião.

Quando o problema persistir, faça uma pausa na reunião, um intervalo sempre ajuda a reduzir a tensão no ambiente. Caso seja necessário investigue durante a pausa qual o motivo que está levando o profissional a ter tal postura, faça isso individualmente e se for preciso agende uma conversa após a reunião para definir o assunto.

Quem lidera a reunião deve saber lidar com os imprevistos, manter a equipe com o foto ativo, incentivar a participação de todos e conduzir os assuntos de acordo com o objetivo. Ser flexível é essencial, porém manter a organização é imprescindível para alcançar bons resultados.

Sobre Vanessa Alonso

Mestranda em Ciências dos Alimentos na UNICAMP, pesquisadora, redatora, webwriter, blogueira, estudante de Marketing e curiosa. Possui experiência em outras áreas: área comercial (prospecção, vendas e liderança de equipe) e administrativa.
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