Ferramentas essenciais para gerenciar uma reunião de sucesso

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A eficácia de uma reunião depende dos fatores que levam à existência de tais encontros. Elas devem acontecer quando for necessário solicitar uma aprovação, inserir pessoas em um novo projeto ou informar algo importante, nivelando o desempenho da equipe.

Como organizar uma reunião eficaz

Ao contrário do que muitos gestores pensam, o compartilhamento de informações críticas com muitas pessoas ao mesmo tempo pode gerar um resultado prejudicial. O excesso de pessoas pode dificultar a criatividade e limitar o desenvolvimento de ideias. Então, cuide para ter o número adequado de pessoas a fim de que seja possível haver interação entre todos os envolvidos. Siga as seguintes dicas:

  • Reuniões com equipes que variam entre cinco até dez pessoas é o ideal.
  • A reunião pode contar com um número maior de pessoas, dependendo das características do projeto. Por exemplo, se tratar de uma equipe multifuncional, porém com os mesmos objetivos. Caso o grupo seja excessivamente grande, crie subgrupos e compartilhe os temas que devem ser resolvidos e analisados por cada equipe.
  • Faça uma boa análise sobre quem poderá lhe ajudar com seus objetivos e solicite antecipadamente a ajuda dessa pessoa, divulgando os motivos e qual será a sua função durante o encontro.
  • Demonstre atenção com todos e seja um profissional capaz de cumprir com o seu planejamento. É importante manter os horários em ordem para não prejudicar nenhum profissional com a sua agenda.
  • Defina regras básicas para que todos os presentes no encontro possam seguir. Essas normas devem ser divulgadas no inicio da reunião para ganhar a confiança dos seus pares.

Ferramentas essenciais em uma reunião

Durante o início é importante definir uma pessoa para capturar tudo o que está sendo debatido na reunião e depois redigir a ata referente às soluções e discussões desenvolvidas.

Incentivar a participação de todos, independente do ponto de vista, é fundamental. Essa é a melhor forma de conseguir manter todos com a atenção voltada para o momento.

  • Para manter a ordem e a organização, crie limites de tempo. Assim, todos poderão participar.
  • Não permita interrupções. Isso é essencial, pois geralmente as pessoas mais atenciosas ou criativas podem ser menos propensas a expor suas ideias, e dessa forma todos irão participar.
  • Não deixe que as discussões e resoluções saiam do ritmo. Se os prazos estiverem sendo extrapolados, tente criar mecanismos que traga a equipe para o eixo.

O comprometimento de todos é necessário para alavancar a reunião e conseguir a satisfação de todos.

Para não saturar a sua equipe siga algumas regras básicas, como convidar as pessoas certas, ser claro em relação aos objetivos, enviar um material para leitura dos participantes sobre o tema que será desenvolvido na reunião, manter disciplina e uma agenda em dia e principalmente acompanhar as ações após as decisões tomadas na reunião.

Sobre Vanessa Alonso

Mestranda em Ciências dos Alimentos na UNICAMP, pesquisadora, redatora, webwriter, blogueira, estudante de Marketing e curiosa. Possui experiência em outras áreas: área comercial (prospecção, vendas e liderança de equipe) e administrativa.
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