Dicas para Gerenciar sua Rotina de Trabalho

dicas-gerenciar-rotina-trabalho.jpg Tempo é sinônimo de dinheiro no mundo corporativo, por isso trabalhar de forma organizada, padronizando atividades e criando uma rotina prática é essencial para conseguir produzir mais e melhor.

Manter o foco para otimizar a rotina

Independente da função do profissional ou cargo hierárquico, todos devem ter noções sobre gestão de tempo, mantendo o foco no que realmente é importante. Quem está com a agenda cheia ou tem dias complicados, precisa saber decidir se vai manter a concentração nas metas e decisões importantes ou se vai mudar a rotina sempre que surgirem novas demandas de serviços urgentes. Classificar as tarefas por ordem de prioridades é essencial para evitar a distração.

Antes de definir o que fazer, é importante diferenciar o que é urgente do que realmente é importante. Alguns exemplos de tarefas urgentes são as respostas via e-mails, imprevistos que parecem que podem ser resolvidos em apenas alguns minutos e nos devoram horas e relatórios de última hora. Nem todas as tarefas que você prefere fazer primeiro, são necessariamente urgentes, mesmo parecendo mais prazerosas.

Tarefas consideradas importantes são aquelas que:

  • Ajudam a atingir objetivos pessoais e corporativos.
  • Dificilmente geram adrenalina, pois são comuns em nosso dia a dia.
  • O desenvolvimento da tarefa ocorre em longo prazo.
  • As atividades podem ser cansativas e tediosas, porém essenciais.

Otimizando a rotina: como escolher e definir as prioridades

É comum sentir atração por tarefas de curto prazo, pois, inconscientemente, elas fazem o profissional se sentir importante. Essa atração pode acabar atrapalhando sua rotina, se você não for extremamente responsável e organizado. Defina um tempo  para a realização das tarefas urgentes que aparecem durante a sua rotina, isso pode ajudar a manter o foco.

Quando planejamos a nossa rotina e seguimos, conseguindo manter o foco, o resultado final é um dia muito mais produtivo. Prazos para entrega de serviços e projetos devem ser respeitados, por isso a rotina precisa ser trilhada de acordo com a sua agenda de compromissos. Além da programação diária é preciso ter uma organização semanal e mensal, com metas a serem atingidas. E para não se perder na sua rotina, crie lembretes, use agendas ou quem sabe um marcador virtual, que possa te lembrar de via e-mail ou na tela do seu computador sobre suas tarefas, trazendo você de volta para o foco.

O autor Steve Covey descreve em seu livro “7 Hábitos das pessoas altamente eficazes” quatro quadrantes que nos ajudam a definir o quanto uma tarefa é importante:

  • Urgente mas não importante.
  • Importante, mas não urgente.
  • Urgente.
  • Importante.

Conhecer bem a sua rotina e saber fazer escolhas é importante para obter satisfação com o seu cotidiano, esse fator também tem relação direta com a expectativa gerada sobre suas tarefas e a realização das mesmas.

As tarefas urgentes exigem a nossa atenção imediatamente, costumam ser óbvias e agradáveis de serem resolvidas, mas nem sempre tem a mesma importância de uma tarefa essencial, que por outro lado pode influenciar seus resultados, missão e valores.

Cuidado para não criar um fluxo constante de tarefas urgentes e deixar as tarefas importantes sem soluções no final do dia.  Estabelecer prioridade exige capacidade de saber dizer sim ou não, com coerência e equilíbrio.

Sobre Vanessa Alonso

Mestranda em Ciências dos Alimentos na UNICAMP, pesquisadora, redatora, webwriter, blogueira, estudante de Marketing e curiosa. Possui experiência em outras áreas: área comercial (prospecção, vendas e liderança de equipe) e administrativa.
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COMENTÁRIOS

  1. jhonnes diz:

    MUITO BOA A POSTAGEM , PARABÉNS .

  2. Bom é certo que para se gerenciar uma empresa, temos que ter muita disponibilidade, responsábilidade, para emfrentarmos certos problemas que venhaõ aparecerem, para termos estrutura e punho para resolver o problema que sempre aparece, deixo aqui minha opiniaõ e agradeço desde ja.
    Emerson Gonçalves Lima De Santana

  3. Solange diz:

    Otimo, muito produtivo.

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